Notions¶
Foyer, personnes, catégories¶
- Le foyer regroupe toutes les personnes dont vous suivez les papiers. Il y en a un par installation ; son nom et sa devise par défaut se règlent dans Foyer.
- Une personne est un membre du foyer. Un dossier appartient à une personne ou à tout le foyer (assurance habitation, bail…).
- Une catégorie regroupe des dossiers : Identité, Véhicule, Logement, Assurances, Santé, Énergie, Télécom, Banque, Impôts, Travail, Scolarité, Abonnements, Autre.
Le foyer a une adresse (page Foyer) ; une personne peut avoir la sienne, utilisée à la place de celle du foyer dans ses lettres.
Chaque catégorie peut avoir des champs spécifiques, affichés dans le formulaire et sur la fiche des dossiers : immatriculation d'un véhicule, numéro d'un document d'identité, adresse… Arca en fournit quelques-uns par défaut ; adaptez-les dans la page Catégories (ajouter, renommer, réordonner, supprimer). Un champ est un texte court, un texte long, une date ou un nombre ; son type ne change pas. Supprimer un champ efface ses valeurs. La recherche trouve un dossier par ces valeurs. Comme tout dans Arca, elles ne sont pas chiffrées sur le disque : chiffrez le disque (voir Sécurité et confidentialité).
Dossiers¶
Un dossier est un élément administratif précis : le passeport de Jean, l'assurance habitation. Il contient l'organisme, un numéro de référence, un montant facultatif avec sa devise et sa périodicité (mensuelle, annuelle…), et des notes libres. La devise est préremplie avec celle du foyer ; chaque dossier peut en utiliser une autre.
Un dossier peut avoir une date de fin (contrat résilié, document expiré). Quand vous l'ajoutez ou la modifiez, les échéances à venir postérieures à cette date sont ignorées ; celles d'avant (le préavis de résiliation lui-même) restent. Retirer la date de fin ne rouvre rien : rouvrez sur la fiche les échéances utiles. Le lendemain de sa date de fin, le dossier est terminé : il quitte la liste des dossiers (cochez Afficher les dossiers terminés pour le voir), les compteurs et le coût annuel ; la recherche le trouve toujours.
Documents¶
Un dossier peut contenir des documents : scans, photos ou PDF (carte grise, conditions générales…). Chaque document garde ses versions successives : ajouter un nouveau fichier à un document en fait la version courante, et les précédentes restent disponibles jusqu'à ce que vous les supprimiez, une par une ou toutes à la fois (Supprimer les anciennes versions). Les numéros de version ne sont jamais réutilisés.
Arca accepte les fichiers PDF, JPEG, PNG, WebP et HEIC (photos d'iPhone), reconnus par leur contenu, jusqu'à 25 Mo par défaut. Les PDF et les images s'ouvrent dans le navigateur ; les HEIC, que la plupart des navigateurs n'affichent pas, se téléchargent. La recherche trouve un dossier par le titre de ses documents.
Lettres de résiliation¶
Depuis un dossier (ou l'une de ses échéances à venir), Lettre de résiliation prépare une lettre à l'organisme : vos nom et adresse (celle de la personne si elle est renseignée, sinon celle du foyer), l'adresse de l'organisme, l'objet avec le numéro de référence, la date d'effet et un texte neutre. Tout est modifiable, en français ou en anglais, quelle que soit la langue de l'interface. Imprimez-la, et Ajouter aux documents du dossier la garde en PDF avec les autres documents du dossier ; si vous modifiez ensuite un brouillon, le même bouton ajoute le nouveau texte comme nouvelle version de ce document.
Arca conserve chaque lettre telle qu'imprimée et en suit l'envoi : Marquer comme envoyée note la date, le mode d'envoi et un numéro de suivi, et peut créer une échéance de rappel pour vérifier la confirmation (30 jours plus tard par défaut) ; Confirmation reçue la clôt. Une lettre envoyée ne se modifie plus. Arca n'intègre aucune règle légale : vérifiez le préavis et le mode d'envoi exigés par votre contrat et votre pays (lettre recommandée, par exemple).
Échéances¶
Un dossier a autant d'échéances que nécessaire. Chacune a :
- un type : expiration, renouvellement, date anniversaire, paiement, autre ;
- une date d'échéance : la date de l'événement lui-même (le passeport expire, le contrat se renouvelle) ;
- un préavis facultatif, en jours ou en mois : combien de temps avant la date d'échéance vous devez agir (résilier deux mois avant la date anniversaire) ;
- une action facultative, par exemple Envoyer le préavis. Sans elle, Arca affiche le type et l'intitulé du dossier (Expiration — Passeport) ;
- une récurrence facultative, en mois (tous les 12 mois pour un contrat annuel).
Arca ne connaît aucune loi
Les préavis dépendent du pays et du contrat. Vous les saisissez ; Arca n'en suppose jamais aucun.
La date d'action¶
La date d'action est la date d'échéance moins le préavis. C'est la date qui compte : le tableau de bord et la frise l'utilisent.
| Date d'échéance | Préavis | Date d'action |
|---|---|---|
| 26 novembre | 2 mois | 26 septembre |
| 31 mars | 1 mois | 28 février (29 les années bissextiles) |
| 15 juin | aucun | 15 juin |
Le calcul en mois suit les mois du calendrier et s'arrête à la fin des mois courts.
Statut et récurrence¶
Une échéance est à venir, traitée ou ignorée. Quand une échéance récurrente passe à traitée, Arca crée l'occurrence suivante avec la même action, le même type, le même préavis et la même récurrence. La retraiter, ou la rouvrir, ne crée jamais de doublon.
Les récurrences gardent leur jour du mois : un paiement mensuel le 31 tombe le 28 février (29 les années bissextiles), puis revient le 31 mars. Si vous déplacez une date d'échéance à un autre jour, les occurrences suivantes suivent ce nouveau jour.
La récurrence d'une échéance et la périodicité d'un dossier ne sont pas la même chose. La périodicité dit à quel rythme le montant du dossier est payé : elle sert seulement au coût annuel et ne crée aucun rappel. La récurrence dit quand une date revient : elle crée l'échéance suivante, donc le rappel suivant. Un forfait téléphonique peut avoir une périodicité mensuelle, une échéance paiement mensuelle et une échéance date anniversaire annuelle. Un paiement récurrent ajouté à un dossier dont le montant n'a pas de périodicité lui donne ce rythme.
Lire le tableau de bord¶
- Les tuiles comptent les actions à venir : en retard, sous 30 jours et sous 90 jours (cette dernière tuile inclut les 30 premiers jours).
- La frise liste chaque action à venir une seule fois, par groupes : en retard, sous 30 jours, dans 31 à 90 jours, dans 91 jours à un an. Les actions plus lointaines apparaissent sur la page de leur dossier.
- Actions par mois compte les actions à venir sur les 12 prochains mois ; les retards sont dans leur tuile.
- Coût annuel additionne les dossiers qui ont à la fois un montant et une périodicité (mensuel × 12, trimestriel × 4, semestriel × 2, annuel × 1), par devise, sans conversion. Les montants sans périodicité ne sont pas comptés. Les dossiers terminés ne sont pas comptés.
- Intégrité affiche le résultat du dernier contrôle d'intégrité (voir Exploitation).